Article du magazine Challenges - Contribution CKS

"Ecrire des textes limpides, cela s'apprend" Magazine Challenges | 20.03.2008

«Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément.» Qui veut rédiger pour être compris à la lettre suivra ce précepte de Boileau.

«Tout le monde lui reconnaît un énorme potentiel, mais, sans un réel effort, Damien ne parviendra jamais au top», confie le coach Emilie Devienne, à propos d'un jeune manager qu'elle suit depuis peu. Son problème ? Il ne sait pas rédiger. «Le moindre de ses écrits lui est retourné par son chef, constellé de coups de crayon rageurs.» Son supérieur est devenu si méfiant qu'il ne laisse plus son poulain envoyer un seul courriel sans le vérifier ! L'orthographe n'est pas en cause. Si cela avait été le cas, il eût été facile de conseiller au jeune cadre de passer ses textes au crible d'un correcteur orthographique - celui de n'importe quel traitement de texte, voire du logiciel Prolexis, la Rolls des correcteurs - pour gommer les fautes les plus courantes. «Celles que je vois le plus souvent sont la confusion du participe passé avec l'infinitif les fautes de genre, de nombre, et les consonnes non doublées...», détaille Colette Guedj, linguiste et formatrice à Sciences-Po. Le problème de Damien est tout autre : «C'est celui de beaucoup de managers qui se disent allergiques à l'écriture, poursuit Emilie Devienne. Dès qu'il a un crayon en main, il s'exprime de façon brouillonne et inappropriée.» A l'écrit autant qu'à l'oral, il est pourtant possible de de s'exprimer de manière compréhensible. Moyennant un peu de méthode et beaucoup d'application...

1 Mettre ses idées au clair

Selon Nicolas Boileau (16361711), écrivain célèbre pour la grande clarté de son style, «ce qui se conçoit bien s'énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément». «Avant même de penser à rédiger le moindre écrit, il convient de mettre en oeuvre ce précepte», conseille Catherine Mauguen, formatrice spécialisée en technique de communication écrite au sein du cabinet CKS. Comment ? «En consacrant quelques minutes à formuler tout haut, de préférence devant un interlocuteur, ce que vous rédigerez ensuite en silence», répond-elle. Selon elle, l'attitude consistant à saisir d'emblée son crayon et à placer sans réfléchir une feuille devant soi provoque à coup sûr le fameux vertige de la page blanche. Pour éviter de paniquer, on s'efforce alors de construire une première phrase, sans aucun recul. «Au final, le texte aura tous les risques d'être une enfilade d'énoncés laborieux et plats», prévient Catherine Mauguen. «Qu'est ce que je veux exprimer ? Qu'est-ce que je n'aurai pas le temps de dire ?» sont les deux questions qui doivent guider l'exposé oral précédant la mise à plat par écrit.

2 Savoir à qui l'on s'adresse

Vos idées exprimées oralement vous paraissent suffisamment claires ? Couchez-les rapidement sur le papier en vous efforçant de respecter une logique argumentative, sans perdre de temps à peaufiner vos formulations. «Prouver que, malgré son prix, votre produit se vend bien, convaincre d'acheter plutôt que de louer une flotte automobile, détailler une à une les réalisations positives de votre équipe. .. : ne perdez surtout pas en route l'objectif premier de votre communication», recommande Catherine Picq-Ricard, consultante à Horemis, un cabinet de ressources humaines.Elle-même oriente ses argumentaires selon quatre profils types de destinataires : pour un ingénieur ou un manager travaillant en milieu industriel, il faut une étude bourrée de données et d'analyses, qui auront pour lui valeur de preuves; un patron ou un opérationnel sera séduit par un rapport préconisant telle décision à prendre et détaillant les risques encourus s'il ne la prend pas; un homme de communication ou de marketing aura besoin de références et d'exemples de réalisations menées ailleurs pour se convaincre de la justesse d'une proposition; un administratif sera plus facilement convaincu par un rapport énumérant sous un jour rassurant les effets futurs de la solution préconisée.

3 S'inspirer de ce qui a déjà été écrit

Les grandes lignes de la communication écrite sont couchées sur le papier ? Reste à lui donner une forme définitive : compte rendu, rapport, plan d'organisation ou proposition commerciale... Comment trouver les mots qui claquent, les formules les plus efficaces, les termes techniques admis par tous ? Et surtout, comment respecter les formes, souvent implicites, adoptées par les écrits de l'entreprise qui nous emploie ? «Rien ne vaut à cet égard la consultation, avec l'aide des seniors de la boîte, des textes rédigés en interne qui leur paraissent les plus représentatifs», répond Franck Rabourg, patron d'un business unit à Orange. Issus des best practices, ces textes ne sont pourtant pas forcément les mieux écrits. Mais ce sont à coup sûr les plus percutants : «Ils ne vous apprendront pas seulement comment les meilleurs managers de votre entreprise s'adressent à leurs troupes ou emportent des marchés. Ils vous permettront aussi de choisir les meilleures mises en pages, d'adopter les polices et les tailles de caractères les plus efficaces, qui sont d'ailleurs, en général, les plus simples et les plus sobres», analyse Catherine Mauguen.

4 Sacrifier le style à la clarté du propos

«Au moment du passage à l'écriture, le but n'est pas de faire du style, mais de transmettre un message avec le plus de clarté possible», rappelle Colette Guedj, par ailleurs professeur de langue et de stylistique à l'université de Nice-Sophia-Antipolis.Colette Guedj édicté ainsi cinq règles auxquelles elle conseille de ne pas déroger.

1. Efforcez-vous de glisser une idée et une seule par énoncé.
2. Construisez vos énoncés avec un sujet, un verbe et un complément.
3. Rappelez-vous que chaque énoncé doit comporter au maximum vingt mots; au-delà, s'il comprend des mots abstraits, il devient incompréhensible.
4. N'hésitez jamais à transformer une phrase composée de subordonnées en plusieurs phrases indépendantes.
5. Pour paraître moins jargonneux et plus concret, employez le verbe plutôt que le substantif : «former» plutôt que «formation», par exemple.«Si vous respectez l'ensemble de ces règles simples, vos inhibitions devant l'acte d'écrire tomberont une à une», assure Emilie Devienne. Peut-être prendrez-vous alors plaisir à ce qui auparavant vous paraissait être au mieux un pensum, au pis une épreuve insurmontable...

par Jean-François Paillard

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